All'arrivo del cliente viene effettuata l'operazione di check-in che prevede la registrazione dei dati nel sistema ed in particolare assegna al cliente una card personale abilitata a determinate funzioni prestabilite ed in grado di consentire l'accesso solo in determinate zone.
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L'operatore alla reception inserisce i dati del cliente nel sistema specificando il numero della stanza assegnata al cliente, la durata della permanenza del cliente presso la struttura, abilita l'accesso a particolari servizi e/o locali dell'albergo (garage, piscina, ...) e abilita la tessera per usufruire dei servizi aggiuntivi presenti nella camera .
Il sistema genera un codice segreto che identifica il cliente e codifica una card che costituirà la chiave di accesso e simbolo di riconoscimento per il cliente. Con questa tessera, il cliente avrà accesso alla propria camera assegnata e potrà usufruire delle strutture alberghiere utilizzando sempre la stessa tessera come strumento di pagamento e/o riconoscimento.
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